报销对账：每周自动核一遍发票和账单

💡 一句话总结：用 Grok Bot 建立你的 AI 报销对账 —— 每周自动汇总报销系统、匹配财务邮箱里的收据发票、标记政策例外，每条都带政策引用，跟进草稿停在审批前。

这是路线 A（职场）的第二课，和上一课的每日简报用同一套官方六步法。本课对应官方 use-cases 页 8 个角色里的 Expense manager（报销管家）。官方给它的定位是：拥有每周报销对账与缺件跟进——不是「帮你看看报销」，而是每周核一遍、缺件有人跟、每条说得清依据。

整课约 10 分钟。官方对这个角色还有两条特别要求，本课会把它们当成 AI 财务对账的硬标准：每条例外都要有政策引用，总额必须核回来源。

学完你能做什么

• 建一个「报销管家」Bot：连接报销系统、财务邮箱和财务表，每周产出一份当周报销汇总
• 让 Bot 从财务邮箱自动匹配收据发票，标记缺失的分类和政策例外——每条例外都带政策原文引用
• 为每个缺件的同事生成一条跟进草稿，停在 review point，你放行才发
• 把对账排成每周 routine：云端执行准点出现，发送消息和修改报销永远留在审批后面

为什么用 Grok Bot，而不是网页版 AI？

能力	网页版 AI	Grok Bot
读得到你的报销数据	❌ 导出报表、复制粘贴进对话框	✅ 连接邮件和财务表自己去读；报销系统用云电脑浏览器登录
记得住报销政策	❌ 每次对话重新贴一遍政策	✅ 政策文档交给 Bot，职责写进描述，上下文跨对话累积
每周准点对账	❌ 网页不会定时来找你	✅ routine 每周定时触发，云端执行，合上电脑也跑
例外可追溯	❌ 凭模型感觉说「可能超标」	✅ 官方要求每条例外带政策引用、总额核回来源
替你催同事、改报销	❌ 只能给文字建议	✅ 能做，但跟进先出草稿卡、报销改动留在审批后面

你现在的困境

• 每周对账日：报销系统导一遍、财务邮箱翻收据发票、表格核总额，一个下午就没了
• 缺发票、缺分类的单子要一个个找人催，催完还得复核一遍
• 哪笔超了政策、依据是哪一条，全凭记忆判断——审计问起来现翻文件

什么时候用这一招

当你需要：

• 每周把报销系统、财务邮箱、财务表核一遍，确认总额对得上、缺件有人跟
• 把「翻邮箱对收据」压缩成「读一份带政策引用的异常清单」
• 缺件的同事每周自动收到一条提醒草稿（你逐条放行才发）

而且不想：

• 手动导表、翻邮箱、逐条勾对
• 一个个去催「你的发票呢」，催完再复核

🎒 开始前的准备

• 读完 3.2 Skills 与示教——本课第 4 步要把对账流程存成 skill，这也是路线 A 所有场景的通用前置
• 有一个能派活的 Bot：还没有就先去 1.5 创建你的第一个 Bot
• 想清楚三个数据源：报销系统（网页版地址和登录方式）、财务邮箱（Gmail 或 Outlook）、财务表（Google Sheets 或 OneDrive/SharePoint 上的 Excel）
• 准备一份报销政策文档（额度、类别、审批规则写清楚，随消息发给 Bot 当对账标准）
• 大约 10 分钟，外加第一次汇总出来后的一次人工反馈

跟我做

第 1 步：把报销管家的职责写进 Bot 的描述

为什么：官方六步法的第一步，就是把职责、数据源、输出格式和常设边界写进 Bot 的描述——它每周靠这段话理解自己的活。

怎么做：新建或打开一个 Bot（侧栏 + → Create a Bot），把描述写成下面这样，按你的实际情况改：

你是我的报销管家，负责每周的报销对账和缺件跟进。
数据源：我的报销系统、财务邮箱、财务表，以及我提供的报销政策文档。
输出格式：当周报销汇总（总额核回来源）＋ 异常清单（每条带政策原文引用）＋ 每个缺件负责人一条跟进草稿。
常设边界：只汇总和起草，不发送消息，不修改报销单；读不到的数据源要明说，不用旧数据凑数。

你应该看到：描述保存后，这个 Bot 的详情页能看到这段职责。之后无论在哪个对话里派活，它都按这个定位干活。

第 2 步：连接报销系统、邮件和财务表

为什么：对账的事实只能来自你连接的数据源——Grok Bot 读不到的渠道，进不了汇总。

怎么做：按数据源逐个处理，5 步连接法的细节见 2.5 连接应用：

1. 财务邮箱：Connect apps 里搜索 Gmail（或 Outlook）添加，Bot 要求 Authorize / Authenticate 时在浏览器完成登录
2. 财务表：Google Sheets 走 Connect apps（查找文件要用 Google Drive app）；OneDrive/SharePoint 上的表，连接后 Bot 能把文件取到云电脑上处理
3. 报销系统：Connect apps 里搜得到就直接连；没有连接器的，让 Bot 用它云电脑上的浏览器登录网页版——登录凭据存进 Vault，Bot 代你登录但看不到值；报销系统提供 MCP server 的，也可以让 Bot 按 URL 添加
4. 授权中断就点 Reconnect（应用上）或 Reopen（聊天里的连接卡上）找回登录页

你应该看到：邮箱和表格应用显示 Installed；报销系统能在 Bot 的浏览器里打开并保持登录。注意 Added ≠ 已登录——显示 Needs auth 或 Disconnected 时，要点 Authenticate（手机上是 Authorize）重新授权才算数。还有一个权限细节：以 Viewer 权限共享给你的 Google Sheets 表，Bot 也只能读——要回写对账状态列，得用你能编辑的表。

💡 这就是 Grok Bot 的独有价值

网页版 AI 只能看你贴给它的导出报表；Grok Bot 有自己的云电脑和浏览器，没有连接器的报销系统也能登录网页版自己去查。凭据安全有两条路：OAuth 应用的 token 存在 Cursor 的 connector 后端，Bot 只调用工具、不经手登录凭据；走浏览器登录的密码存 Vault，Bot 同样看不到值。

第 3 步：用官方 starter prompt 跑第一次 AI 报销对账

为什么：官方 starter prompt 刻意停在只读不改的 review point——先验证汇总质量，再谈自动化。

怎么做：把报销政策文档随消息发给 Bot（拖进输入框当附件），再发送这段官方 Expense manager starter prompt 的中文化版本：

根据报销系统和随附的报销政策，生成本周的报销汇总。
从财务邮箱里匹配收据，标记缺失的分类或政策例外，并为每个缺件的负责人起草一条跟进。
返回汇总和草稿；不要发送消息，不要修改报销。

只想让它看某个应用时，在聊天里输入 @ 把应用附到这条任务上。

你应该看到：Bot 逐个去读数据源，回你三样东西——当周汇总、带标记的异常清单、每个缺件人一条跟进草稿；全程没发出任何消息、没动任何报销单。

第 4 步：让每条例外带政策引用，总额核回来源

为什么：官方在 starter prompt 后面明确要求：每条例外都要有政策引用，总额必须能核回来源——这是 AI 报销对账区别于「让 AI 随便总结一下」的硬标准，也是审计时你能说清依据的基础。

怎么做：逐条检查 Bot 的产出：例外有没有引用政策原文？汇总总额和报销系统里的数字对不对得上？不合格就打回重做（用下面的「例外口径反馈」魔法 Prompt 更省事），改到不用你盯也能审，再把流程固化：

把刚才报销对账的完整流程存成 skill，名字叫「周对账」。
要求：汇总报销系统本周数据，总额必须与系统里的数字一致；
从财务邮箱匹配收据；每条缺失或例外都附政策原文引用；
为每个缺件负责人生成一条跟进草稿；不发送消息，不修改报销。

你应该看到：Bot 确认 skill 已保存。官方六步法要求用第二份输入测一遍——下周的对账就是天然的第二次测试，跑完再核对引用和总额。

之后在任何对话里按名字要它——直接说「运行周对账 skill」就能调用（@ 是给 Bots、群组、routines 和应用的，不出技能）。私有 skill 库全 Bot 共享，你的其他 Bot 也能用它。保存细节见 3.2 Skills 与示教。

第 5 步：把周对账排成每周 routine

为什么：对账的价值在于每周同一时间出现——你只需要读结论、放行跟进。

怎么做：用一句白话让 Bot 建 routine（官方示例就是这个句式）：

每周五下午 4:00，运行「周对账」skill：汇总报销系统本周的报销，
匹配财务邮箱里的收据，把带政策引用的异常清单和跟进草稿发到这个聊天里。
如果报销系统或邮箱连不上，直接报告失败，不要用旧数据凑数。

Bot 会先和你确认 6 项：哪个 Bot 负责、日程和时区、输入源、期望结果、审批边界、数据源缺失时怎么办。建好后打开 routine 检查 When to run——它用白话显示保存的日程，和你想的不一样就点 Edit 让 Bot 改。

你应该看到：routine 出现在这个 Bot 的 routines 列表里。三个官方细节别漏：

• 新 routine 要等下一个时间点才跑：周五 16:10 建的「每周五 16:00」，第一次跑是下周五——想立刻验证就点 Test
• 时区跟着 Settings → Bot → Timezone 走（Auto-detect 跟随本机），4 点不对先查这里
• routine 在云端执行，合上笔记本也不影响

更多调度细节见 3.3 Routines。

第 6 步：守住审批线——跟进自动起草，发送不自动

为什么：官方六步法的最后一步：有后果的外部动作永远留在审批后面。

怎么做：什么都不用做，保持默认就好——Auto Review 默认开启，外发邮件默认先出草稿卡（Needs approval），routine 发的邮件一律存草稿等你点 Send。「修改报销」官方 starter prompt 明确写了不要做——要不要放权，等对账稳定跑几周后再说。

你应该看到：每周到点收到的是汇总和一组跟进草稿，你逐条放行才发得出去。一个容易踩的细节：routine 触发的审批卡 30 分钟没处理会过期（聊天里发起的会一直等）——所以别把需要你点头的动作排在你不在线的时间。审批规则细节见 3.1 审批与 Auto Review。

📋 魔法 Prompt

📝 周对账（官方 starter prompt 结构版）

预期效果：Bot 回一份三件套——当周汇总、带政策引用的异常清单、每个缺件人一条跟进草稿；总额和报销系统对得上。

## 角色
你是我的报销管家，每周替我做报销对账。
## 任务
汇总本周报销系统里的报销，从财务邮箱匹配收据，标记缺失的分类和政策例外，并为每个缺件负责人起草一条跟进。
## 输入信息
### 必填项
- 报销政策文档：【随消息附上，写清额度、类别和审批规则】
- 对账周期：【例如：本周一到周五】
### 选填项
- 收据范围：【只匹配某个发件人或标签下的收据?】
- 例外口径：【哪些情况必须标出，例如超额度、缺发票?】
## 输出规范
三部分：①当周汇总（总额核回来源）②异常清单（每条带政策原文引用）③跟进草稿（每个缺件负责人一条，写清缺什么、怎么补）。
## 约束条件
- ✅ 每条例外都附政策原文引用，读不到的数据源要明说
- ✅ 汇总总额必须与报销系统里的数字一致
- ❌ 不发送任何消息
- ❌ 不修改任何报销单

📝 缺件跟进草稿（催收据版）

预期效果：每个缺件的同事一条草稿，说清缺什么、对应哪条政策、怎么补、截止什么时候——你逐条放行。

## 角色
你是我的报销管家，刚完成本周对账，现在替我起草缺件跟进。
## 任务
对照异常清单，为每个缺件负责人起草一条跟进消息，请他补齐材料。
## 输入信息
### 必填项
- 异常清单：【本周对账标记的缺件条目】
- 补件方式：【收据发到哪个邮箱、截止哪天】
### 选填项
- 语气：【例如：客气但明确?】
- 抄送规则：【哪些条目需要抄送直属上级或财务?】
## 输出规范
每条草稿包含：收件人、缺什么材料、对应政策条款、怎么补、截止时间。
## 约束条件
- ✅ 一人一条，不群发
- ✅ 引用政策原文，不说「按规定」这类空话
- ❌ 不发送，全部存草稿等我审
- ❌ 不修改任何报销单

🔧 例外口径反馈（调教判断标准）

预期效果：Bot 根据你的反馈更新例外判断口径并写进 skill，下周的异常清单明显更准——误报少了，真例外也漏不掉。

## 角色
你是我的报销管家，刚给我发完本周的对账结果。
## 任务
对照我的反馈，更新「什么算例外、什么算正常」的判断口径，并把它写进你的周对账 skill。
## 输入信息
### 必填项
- 判错的条目：【列出误报和漏报的条目，说明正确判断】
- 政策依据：【对应的政策原文段落】
### 选填项
- 新增关注点：【这周没标、但以后要标的情况?】
## 输出规范
先复述你总结出的新口径，我确认后再更新 skill。
## 约束条件
- ✅ 把口径写进 skill，下周开始生效
- ✅ 只调整例外判断口径，不改输出格式和审批边界
- ❌ 不要为了少报而漏掉真例外
- ❌ 不发送任何消息

检查点 ✅

• 邮箱和表格应用在 Connect apps 里显示 Installed（不是 Needs auth / Disconnected），报销系统能在 Bot 的浏览器里打开
• 第一份汇总的总额与报销系统里的数字一致，每条例外都带政策原文引用
• 全程没发出任何消息、没改动任何报销单
• 对账流程已存成 skill，按名字（如「运行周对账」）能调用它
• routine 的 When to run 显示你想要的日程，跟进草稿等你点 Send 才发

踩坑提醒

❌ 收据明明在邮箱里，Bot 却说匹配不到

按顺序查三处：① 应用显示 Needs auth / Disconnected 就是没登录，点 Authenticate（手机上是 Authorize）；② Gmail 一次只连一个邮箱——收据落在另一个邮箱时，先 disconnect 当前邮箱再授权那个；③ 附件格式读不了时，官方建议转成 PDF、CSV 或纯文本再读。

❌ 例外清单没有政策引用，全是「可能超标」

这是没把硬标准写进指令。用「例外口径反馈」魔法 Prompt 打回几轮，并确认「每条例外附政策原文引用」已经写进 skill——官方对这个角色的要求就是 policy citation on every exception，没有引用的例外等于没报。

❌ 总额和报销系统对不上

多半是某个数据源连不上，Bot 拿旧数据凑了数。建 routine 时 Bot 会问你「数据源缺失时怎么办」——选报告失败，别让它静默降级；routine 指令里也写死「连不上直接报告失败，不要用旧数据凑数」。

❌ routine 排得太勤，一周用量一天烧完

routine 每跑一次都消耗用量，官方明确提醒：一小时一跑或繁忙频道触发，可能一天烧掉一周额度。周对账一周一次足够；也别给「新邮件到达」这种高频触发器配上全量对账——收据归档和对账汇总分开跑。

❌ 周五 4 点没收到对账，以为 routine 坏了

新 routine 要等下一个时间点才跑：周五 16:10 建的「每周五 16:00」，第一次跑是下周五。想立即验证就点 Test。还不对就查时区：Settings → Bot → Timezone（Auto-detect 跟随本机）。

进阶技巧（可选）

• 收据直接进 Bot 的邮箱：给 Bot 认领的专属邮箱加个别名，比如 你的名字+receipts@mail.grokbot.com（+别名只是标签，邮件落同一收件箱）。同事和商家把收据发到这里，再配一个邮件触发的 routine 让 Bot 收到就归档——注意新邮件不会自动叫醒 Bot，必须设 routine；过滤只能按发件人或域名，不能按主题。见 2.6 Bot 专属邮箱。
• 对账周报归档成 Pages：让 Bot 把每周的对账结果同时整理成 Pages 页面（官方定位：报告、仪表盘这类可读页面），存进 Bot 的 Library——月底回看四周的异常趋势，不用翻聊天记录。见 2.2 文件与可审阅结果。
• 换个信息源就是新场景：同一套六步，把报销系统、邮件、财务表换成 CRM、产品用量、支持工单和账单，就得到 A5 客户健康 的风险与增购信号排名清单。

本课小结

• ✅ 一个「报销管家」Bot + 三类数据源（报销系统、财务邮箱、财务表 + 报销政策文档），每周产出带政策引用的 AI 报销对账
• ✅ 用官方 starter prompt 起步：只读不改，汇总、异常清单、跟进草稿三件套，停在 review point
• ✅ 两条硬标准：每条例外带政策原文引用，总额核回来源——改到可审再存 skill，用第二周输入测一遍
• ✅ 排成每周 routine：云端执行准点出现；发送消息和修改报销永远留在草稿和审批后面

关键项	本课的值
Bot 角色	Expense manager（报销管家）——周对账与缺件跟进
连接的应用	报销系统（连接器或浏览器登录）、Gmail/Outlook、Google Sheets 或 OneDrive/SharePoint
对账标准	你的报销政策文档
skill	「周对账」（名字自定，按名字调用，全 Bot 共享）
routine	每周五下午 4:00（示例），时区看 Settings → Bot → Timezone
审批线	跟进邮件先出草稿卡；routine 发的邮件一律存草稿等你 Send

下一课预告

下一课 A3 销售外联：还是同一套六步，把信息源换成 CRM、意图源和邮件，让 Bot 替你研究账户、起草可审阅的外联。你会学到：

• 让 Bot 研究 CRM 视图里的账户，对照理想客户画像和近期意图打分
• 给每个账户挑出最多三个相关联系人，按你给的文风样例起草邮件和 LinkedIn 外联
• 照旧停在 review point：不发送、不把人塞进序列——产出可靠后再排夜间研究 routine