资料库与记忆：让 WorkBuddy 记住你的资料和偏好
前 3 课解决「一次任务怎么做好」，这一课解决「每次任务都在重复的部分」。WorkBuddy 资料库是官方的产物存放地——人和 Agent 共同的文件汇入同一棵目录树，任务随时把资料读进来继续加工，做好的页面还能变成别人能打开的链接；记忆则每晚从你的会话中提取偏好和习惯，后续对话自动参考。资料进库、偏好入记忆，前面学的提需求、专家、定时任务，都因为这一课越用越顺。12 分钟，把你的资料和偏好交给 WorkBuddy 记住。
这是「高效工作流」的第 4 课（本栏最后一课），基于 WorkBuddy v5.9.3，内容依据官方「资料库」「记忆」「我的邮箱」功能文档。
- 刚跳进这一栏目？先看 3.0 高效工作流：从会用到用得好 的路线图
- 文件怎么上传到对话、语音怎么转文字，这些基础输入见 2.3 输入方式全解
学完你能做什么
- 把文件存进 WorkBuddy 资料库，分清「我的文档」和「团队空间」各放什么
- 把资料库中的空间或文档「添加到任务」，让 Agent 基于已有资料干活，成果再存回资料库
- 连接腾讯文档与乐享知识库，授权后搜索、引用、回写一站完成
- 在「设置 → 记忆」里查看、编辑、删除 WorkBuddy 自动记住的内容，或从其他 AI 导入记忆
- 开通专属的 WorkBuddy 邮箱，让来信直接变成 Agent 的活儿
你现在的困境
- 每次开新任务都要重新上传一遍项目资料，重新介绍一遍项目背景
- 上周让 AI 写的方案，这周想接着改，却在聊天记录里翻不着了
- 「我习惯用表格汇报」「对客户要用正式称呼」这类偏好，每个新对话都得重说一遍
什么时候用这一招
当你需要：
- 让 Agent 基于已有资料干活——资料先进资料库，任务里随取随用，不必反复解释项目情况
- 把和 Agent 一起做的产物沉淀下来，下次接着改、接着补
- 让 WorkBuddy 记住你的偏好和习惯——官方原话：「对话越多，它就越懂你」
而且不想：
- 在几十个会话里翻找上周生成的那个文件
- 每个新任务都把同一份 PDF 重新拖进对话框
- 每次都从头交代一遍自己的工作习惯
🎒 开始前的准备
- 看过 3.0 高效工作流：从会用到用得好，知道本栏 4 课的路线
- 会新建任务、会发消息——不熟练就回看 2.3 输入方式全解
- WorkBuddy 客户端已登录——本课操作以桌面客户端界面为准
- 手边备一两份常用资料（项目文档、周报、表格都行），边看边存进资料库练一遍
- 12 分钟阅读时间
核心思路
WorkBuddy 用三个地方记住你，各管一摊：资料库存文件、记忆存偏好、我的邮箱收来信。
| 能力 | 记什么 | 怎么用 |
|---|---|---|
| 资料库 | 文件与产物：MD / CSV / HTML、PDF / Word / PPT / Excel、图片音视频 | 添加到任务，让 Agent 基于资料干活 |
| 记忆 | 偏好与习惯：从会话自动提取，每晚整理 | 后续对话自动参考，不用重复交代 |
| 我的邮箱 | 外部来信：专属邮箱地址 | 邮件添加到对话，让 Agent 处理 |
资料库和普通网盘的区别：官方的说法是——它不是把文件堆在一起，而是让 MD、CSV、HTML 三种载体互相引用、彼此联动：文档被页面引用、表格被页面渲染，改一处、处处生效。三种载体各有职责：
| 形态 | 职责 | 定位 | 典型用途 |
|---|---|---|---|
| MD | 决定内容 | 叙事 | 方案、周报、说明 |
| CSV | 存储数据 | 唯一数据源 | 清单、排期、库存、业绩 |
| HTML | 负责表达 | 呈现 | 读取 CSV 渲染成图表与列表 |
改内容改 MD，改数据改 CSV，改样子改 HTML，互不干扰。
资料库的核心是一条工作循环：从资料库添加到任务 → 基于资料提问让 Agent 执行 → 成果保存回资料库。资料不是一次性上传，而是进入这个持续转动的循环——下一次分析时 Agent 直接读取已沉淀的资料，沿着已有结论继续，不必从零开始，也不需要翻找历史会话。
还有一条贯穿始终的原则：人与 Agent 同权限。Agent 在任务中读取、修改资料库内容时，权限与当前用户完全一致，不会越权访问——人看不到的内容，Agent 也读不到。
跟我做
第 1 步：打开资料库，认识「我的文档」与「团队空间」
为什么：先认门再放东西。资料库分两个区域，个人产出和团队资料各有归属——放对地方，后面才好找、好共享、好授权。
操作：
- 打开 WorkBuddy 客户端，点击左侧边栏的「资料库」。
- 认识两个区域：我的文档（个人空间，你和 Agent 共同产物的默认落脚点，仅自己可见）和团队空间（项目共享资料，对空间成员可见）。
- 看一眼资料库侧边栏底部的容量条，了解剩余空间。
你应该看到：「我的文档」里可以主动新建目录、手动创建和整理内容；团队空间区列出你所在的团队，标题右侧有 + 新建空间按钮。
💡 不进资料库也能找资料
点击窗口左上角的搜索按钮打开全局搜索，「资料库」分类支持按资料库对象的标题和正文内容搜索，命中关键词高亮，点击结果直接跳到资料库预览页。用法详见 2.2 任务管理。
- 我能说出两个区域各放什么：我的文档放个人产出、团队空间放项目共享资料
第 2 步：把资料存进 WorkBuddy 资料库
为什么：资料进库才有后续——任务引用、检索复用、团队共享，都建立在「先存进来」上。按手上资料的形态，选一种存法：
方式 A（推荐）：会话中让 Agent 保存
适合和 Agent 一起写的 MD 文档、HTML 网页。在生成该产物的会话中直接要求保存：
把这个方案文档保存到资料库会话里有多个产物时，可以指定要保存哪一个。Agent 会通过资料库能力完成上传，并告知存放位置——产物直接从「会话里的内容」变成「资料库里可管理的文档」，不用手动导出再上传。
方式 B：上传本地文件与剪藏网页
适合已有的办公文件和素材：
- 办公与本地文件：PDF、Word、PPT、Excel
- 图片音视频：PNG、JPG、MP3、MOV
- 压缩包：ZIP 按普通文件保存；包含网页内容（如 index.html 及配套静态资源）时，详情页会提示可「转为在线网页」
- 剪藏网页链接：把文章或网页链接收录进目录树
方式 C：分享即存入
适合做好了要发给别人看的内容（网页、报告这类）。在产物上点击分享，在发布页签中开启发布为网站——发布的动作本身就完成了存入，发出去和存下来一步到位（细节见进阶技巧）。
你应该看到：文件出现在资料库目录树中，可以随时拖拽移动、嵌套归类。
💡 让 Agent 直接生成到资料库
也可以在任务中指定把产物生成到某个目录或团队空间，无需二次搬运。
- 我用至少一种方式把一份资料存进了资料库
第 3 步：把资料「添加到任务」，让 Agent 基于资料干活
为什么：这是资料库的核心用法。资料进入任务上下文后，官方原话：「因为背景已在上下文中，不必反复解释项目情况」。两个入口任选：
- 文件详情页：点击文档查看详情，在详情页右上方点击 ··· 打开更多菜单，选择添加到任务。
- 资料库侧边栏：在目录中选中空间或文档，点击 ··· 打开菜单，选择添加到任务。
然后在输入框中直接基于资料提问，例如：
基于这份资料：整理出所有未结项的事项，按负责人分组，输出一张清单提示词怎么写得更清楚，回看 3.1 提需求方法论 的三要素公式。任务完成后，把新的分析成果保存回资料库——这个循环让历史成果可以被后续任务反复利用。
你应该看到：所选空间或文档进入任务上下文，Agent 直接引用资料内容干活，不再追问项目背景。
💡 优先选空间而不是单个文件
官方使用建议：添加到任务时优先选择目录或空间而非逐个选文件，Agent 能获得更完整的上下文。
⚠️ 添加前检查敏感信息
把空间或文档添加到任务前，确认其中不含不宜进入对话上下文的敏感信息（官方安全提示）。
- 我把一份资料添加到了任务，Agent 基于它干活且没有追问背景
第 4 步：连接腾讯文档与乐享知识库
为什么：团队的资料往往不在本地——在线表格在公司腾讯文档里，规章制度在乐享知识库（腾讯乐享）里。官方把这类能力叫「知识库」：在资料库里授权连接，之后搜索、引用、回写一站完成，无需下载再上传。
腾讯文档：
- 左侧边栏点击资料库 → 选择腾讯文档 → 点击立即前往授权（支持微信 / QQ 扫码登录）。
- 授权范围：读取文档内容、编辑与管理文件。
- 授权后可以：语义搜索（新建任务，用自然语言描述需要的文档就能找到）、关键词搜索（资料库右上方搜索框，支持按标题和所有者两种检索）、勾选文件添加到任务——腾讯文档能直接打开的 Word、Excel、PPT、PDF 等本地文件也可以勾选。
- 产物存回：在右侧产物中点击上传到云端 → 选择腾讯文档；上传 Markdown（md）产物时默认创建为智能文档，内容与格式和原 md 保持一致。
乐享知识库：
- 资料库 → 选择乐享知识库 → 立即前往授权（微信扫码 / 手机号登录，首次登录需绑定手机号）。
- 授权范围：读取知识库、搜索和查询知识内容、创建和编辑知识内容。
- 任务引用两种方式：在乐享知识库中添加到任务；或在新建任务的输入框上方上传文件图标处打开乐享知识库，勾选整个团队空间、知识库或文件。
- 产物存回：上传到云端 → 选择乐享知识库，支持按团队空间储存。
你应该看到：授权完成后，资料库里出现腾讯文档 / 乐享知识库的条目；腾讯文档的文件列表上还会标出文档归属（个人 / 外部），方便区分文档来自哪里，勾选后即可添加到任务。换绑或关闭连接：点击对应知识库，右上角更多（⋯）→ 解除绑定（腾讯文档仅个人账号支持端内解绑）。
💡 还有 ima 知识库
产物「上传到云端」还支持 ima 知识库——存入后作为知识资产沉淀与检索，同样需完成授权；ima、乐享不支持当前文件类型时，对应选项会置灰。腾讯文档的现成 Prompt 实战见 C3 腾讯文档连接器，连接器的完整能力见 5.2 连接器与 MCP。
- 我连接了至少一个知识库，并在任务里引用了其中一份文件
第 5 步：查看和管理 WorkBuddy 记忆
为什么：记忆功能默认开启——WorkBuddy 每晚整理当天会话，从会话历史中提取有参考价值的个人信息（事实信息、偏好习惯、人物关系、近期跟进事项）形成「记忆数据」，后续对话或任务执行时，相关记忆会作为背景信息一并参考。你要做的是知道它在记什么、能怎么管。
操作路径：点击头像 → 设置 → 记忆。
| 操作 | 怎么做 |
|---|---|
| 查看 | 记忆摘要每晚重新生成，点开已生成的记忆即可查看 |
| 编辑 | 点击右上角编辑图标，用对话的方式告诉 WorkBuddy 要记住或忘记什么 |
| 删除 | 点击右上角删除图标，清空当前记忆 |
| 关闭 | 一键关闭功能，关闭后将停止提取新的记忆 |
| 导入 | 点击开始导入：复制示例提示词到其他 AI 的对话中 → 把结果粘贴回来 → 点击添加到记忆 |
记忆还支持对会话历史的检索——问「上周做过什么」「之前聊过的 XX」时，相关记忆会作为背景信息一并参考。
你应该看到：记忆列表里是你近期会话中提到的偏好和事项，仅你本人可见。
💡 记忆不消耗积分
记忆提取由 WorkBuddy 自费完成，不额外消耗你的 token / 积分。
- 我在设置 → 记忆里看过自己的记忆内容，知道怎么编辑和一键关闭
第 6 步：开通「我的邮箱」，给 Agent 一个工作信箱
为什么：WorkBuddy「我的邮箱」为每个用户创建专属邮箱地址（形如 xxx.agent@agent.qq.com），是独立的助手身份，不借用你的个人邮箱代发。官方心智一句话：邮件是给 Agent 的「工作信箱」——收件在界面看，干活在对话里。
操作：
- 入口：左侧边栏的更多中，「我的邮箱」位于「我的文件」下方。
- 首次使用需手动开通：同意补充协议即可（手机号注册的账号再加一步短信验证码）。也可以在对话里第一次让 AI 发邮件时，按弹出的开通卡片顺手开通，不打断当前任务。
- 界面里管邮件：收信 / 发信两个标签页，邮件按今天、昨天、上周、更早分组；支持标记已读、删除、按关键词搜索，附件显示大小并可下载。
- 让 Agent 处理邮件：在邮件列表或详情页点击添加到对话，整封邮件（标题、正文、发件人、时间、附件）作为上下文传入，让 WorkBuddy 总结、提取信息、起草回复。
- 写信在对话里完成：让 WorkBuddy 起草，你确认后再发出——回复、转发等对外动作不会自动发送；什么都没补就发送，WorkBuddy 会先问你想怎么回、发给谁。
你应该看到：新邮件会出现在左侧栏顶部的通知中心，展开后可一键「添加邮件到对话」或「前往邮箱」。
💡 看邮件不耗积分
邮件的查看与管理在端内界面完成，不消耗 token；只有在对话中让 WorkBuddy 处理邮件、写信时，才按正常任务消耗积分（见 2.6 积分与价格）。
- 我知道邮箱的分工：收件在界面看（不耗积分），干活在对话里（按任务耗积分）
详细内容可对照官方文档：WorkBuddy 资料库功能说明、记忆功能说明、我的邮箱功能说明。
检查点 ✅
- 能说出资料库两个区域的分工：我的文档放个人产出（仅自己可见），团队空间放项目共享资料（成员可见）
- 存了一份资料进资料库，并在新任务里把它「添加到任务」，让 Agent 基于资料干活
- 连接了腾讯文档或乐享知识库之一，会在任务里引用其中的文件
- 在设置 → 记忆里看过自己的记忆，知道它每晚重新生成、仅本人可见、不耗积分
- 分得清哪些操作不耗积分：存储、目录组织、检索、手动编辑、看邮件、记忆提取——AI 加工、分析、修订才耗
踩坑提醒
❌ 产物只留在会话里，会话过期找不回
现象：上周和 Agent 一起写的方案，这周想接着改，翻遍会话记录也找不到文件。
原因：产物没存进资料库，会话过期后就无法找回——官方使用建议的原话：「重要产物及时保存回资料库，避免会话过期后无法找回」。
正确做法：任务做完顺手让 Agent 把关键成果存回资料库；或者对产物点分享、开启发布为网站，发出去和存下来一步到位。
❌ 把整个团队空间加进任务，敏感信息全进了上下文
现象：只想让 Agent 看排期表，把整个空间添加到任务后，空间里的合同、薪酬资料也进了对话上下文。
原因：添加到任务的是整个空间，Agent 会读取其中所有你有权访问的内容。
正确做法：官方安全提示——把空间或文档添加到任务前，确认其中不含不宜进入对话上下文的敏感信息；只加需要的文档，或先把敏感文件挪出去。
❌ 把记忆当成百分百可靠的事实
现象：WorkBuddy 提到「你上次说过」的某个信息，和你实际说的有出入，甚至已经过时。
原因：记忆由模型基于会话内容自动抽取，官方明说「可能存在概括偏差或时效性问题」。
正确做法：依赖记忆做重要判断前先核验；记错的条目在设置 → 记忆里编辑更正或删除；不希望某些信息被记住，删除对应条目或一键关闭功能。注意：关闭或删除后，已生成的输出不会追溯撤回。
❌ 开了「发布为网站」忘了关
现象：发给同事的链接几个月后还能打开，页面引用的旧数据一直暴露在外。
原因：「发布为网站」开启后，任何获得链接的人都可访问，不会自动关闭；发布链接使用 workbuddy.link 域名，页面内容由发布者负责。
正确做法：发布前确认页面及其引用的数据适合对外访问；不再需要时，回到分享弹窗关闭「发布为网站」开关即可停止访问。
进阶技巧（可选）
🔧 轻量发布：本地 HTML 一键变在线链接。 本地 HTML 发给同事往往打不开——本地路径只指向你自己的电脑。在页面右上角点分享图标 → 发布页签 → 打开发布为网站，即得 workbuddy.link 域名的在线链接（形如 https://workbuddy.link/p/{页面 ID}）。再进一步，HTML 可以引入 CSV 作为数据源：数据在线存储、双向同步——项目管理看板、客户跟进表这类轻应用，一个 HTML 页面加一张 CSV 表就够了。
🔧 团队空间协作：权限四档 + AI 修订不覆盖原文。 空间成员权限分查看、编辑、管理、无权限四档；Agent 按当前用户权限读取，人看不到的它也读不到。团队共享的 MD 文档用划词评论讨论，AI 修改不覆盖原文——每处改动以待确认的修订建议呈现，接受后才写入正文；收到一堆批注时用「按评论修订」让 AI 逐条产出建议。积分规则：谁点击并发送 AI 指令，就消耗谁的积分；接受或拒绝修订建议本身不消耗。
🔧 数据管理：分享与归档的统一出口。 头像 → 设置 → 数据管理里，「我分享的文件」可复制链接、下载、取消分享（取消后他人无法再通过链接访问）；「已归档任务」可删除（二次确认，删后不可查看和继续对话）或取消归档（恢复到任务列表）。
🔧 容量满了怎么办。 上传前系统会先校验剩余空间，容量已满时弹窗提示当前版本上限：可清理文件释放空间，或点击升级扩容——体验版 5GB、标准版 10GB、高级版 20GB、旗舰版 50GB，升级后配额实时生效。另外说明存储去向：上传的办公与本地文件由腾讯网盘提供存储服务，在 WorkBuddy 中创建的内容存储在 WorkBuddy 云端。
本课小结
✅ WorkBuddy 资料库 = 人和 Agent 共同的产物存放地：我的文档放个人产出、团队空间放项目资料，一棵目录树装下 MD / CSV / HTML、办公文件和图片音视频。
✅ 核心循环：添加到任务 → 基于资料提问 → 成果保存回资料库；Agent 与你同权限，不越权访问。
✅ 知识库连接：腾讯文档（授权后语义 / 关键词搜索、引用、回写，md 默认存为智能文档）、乐享知识库（按团队空间储存）、ima 知识库（知识资产沉淀）。
✅ 记忆每晚重新生成：设置 → 记忆里查看、编辑、删除、一键关闭，支持从其他 AI 导入；仅本人可见，不耗积分。
✅ 我的邮箱 = Agent 的工作信箱：收件在界面看（不耗 token），干活在对话里（按任务耗积分）；对外发送必须经你确认。
关键事实回顾：
| 项目 | 要点 | 说明 |
|---|---|---|
| 资料库入口 | 左侧边栏 → 资料库 | 我的文档 + 团队空间 |
| 资料库容量 | 体验版 5GB / 标准版 10GB / 高级版 20GB / 旗舰版 50GB | 侧边栏底部容量条可查 |
| 记忆入口 | 头像 → 设置 → 记忆 | 每晚重新生成，仅本人可见 |
| 记忆内容 | 事实信息、偏好习惯、人物关系、近期跟进事项 | 模型自动抽取，重要判断前先核验 |
| 邮箱入口 | 左侧边栏更多 → 我的邮箱 | 专属地址形如 xxx.agent@agent.qq.com，需手动开通 |
| 不耗积分的操作 | 存储、目录组织、检索、手动编辑、看邮件、记忆提取 | AI 加工、分析、修订才耗；谁发起指令扣谁的 |
下一课预告
到这里，「高效工作流」4 课完结：说清需求、专家提质量、自动化接管重复、资料库沉淀背景。下一课进入实战——4.0 场景实战：选择你的路线。
你会学到：
- 场景实战栏目怎么按你的工作挑路线：周报、会议纪要、Word 方案、PPT、Excel、腾讯文档、企业微信远程、Skills 实战都在里面
- 每个场景的完整流程，配可复制的官方 Prompt 原文
- 前面 4 课的方法怎么落到一件件具体的工作上